كيفية أرشفة ملفاتك الرقمية بشكل صحيح

الاقتراح الأصلي لشبكة الويب العالمية، الذي كتبه تيم بيرنرز لي في عام 1989، يعد جزءًا مهمًا من تاريخ الإنترنت. كما أنه لا يمكن فتحه على أجهزة الكمبيوتر الحديثة.

حاول جون جراهام كومينغ، وهو مهندس برمجيات وكاتب بريطاني، فتح مستند Word الذي يحتوي على الاقتراح. فشلت الإصدارات الحديثة من برنامج Microsoft Word وصفحات Apple تمامًا في فتح الملف، كما أوضح في منشور بالمدونة. لقد نجح معالج النصوص مفتوح المصدر LibreOffice، وإن كان بتنسيق فوضوي. عثر غراهام كومينغ في نهاية المطاف على ملف PDF تم تصديره بواسطة CERN في عام 1998، وكانت هذه هي الطريقة الوحيدة التي تمكنه من رؤية المستند كما كان في عام 1989.

من المثير للقلق أن مثل هذا الجزء المهم من التاريخ، في مثل هذا التنسيق الشائع للملف، يمكن أن يضيع بالكامل تقريبًا بمرور الوقت وتحديثات البرامج. قد يتساءل أي شخص لديه مجموعة من المستندات والصور ومقاطع الفيديو الرقمية القديمة عما إذا كان الشيء نفسه سيحدث لملفاته، وهو نوع من الأسئلة التي يتعامل معها موظفو الأرشيف الرقمي طوال الوقت، على ما يبدو. لذلك تواصلت مع واحد.

يقول لانس ستوتشيل، مدير خدمات الحفظ الرقمي في جامعة ميشيغان: «إن عشرين عامًا في العالم الرقمي أمر قديم». كثيرًا ما يتم تكليف فريقه بمهمة استعادة الملفات الرقمية من أجهزة الكمبيوتر القديمة ووسائط التخزين. “لدينا مختبر يمكنه التعامل مع الوسائط القديمة، مثل محركات الأقراص المرنة، والأقراص المضغوطة، وأجهزة الكمبيوتر القديمة. يمكننا التخلص من هذه الأنواع من الوسائط ونقلها إلى نظام الحفظ الخاص بنا مع ضمان عدم إفسادها أثناء القيام بذلك.

لكن إخراج الملفات من محرك الأقراص هو مجرد خطوة أولى: بعد ذلك يتعين عليك فتحها، وتركها في حالة ستكون قابلة للفتح لعقود قادمة. إنها وظيفة أعطت Stuchell سببًا للتفكير في استراتيجيات الاحتفاظ بالمستندات لأطول فترة ممكنة. سألته عما يجب أن يفعله أولئك منا الذين ليسوا أمناء أرشيف محترفين لضمان استمرار ملفاتنا لعقود.

استخدم التنسيقات المفتوحة

لم يعد من الممكن فتح مستند Word الذي ذكرته من قبل بواسطة Microsoft Word لأن البرنامج تغير بمرور الوقت. وهذا جزء من التحدي المتمثل في أرشفة الملفات الرقمية.

يقول ستوتشيل: “فيما يتعلق بالأشياء المادية، كلما نظرت إليها بشكل أقل، كلما استمرت لفترة أطول”. “الأشياء الرقمية، نحن نحارب باستمرار التقادم. ومع تحرك الملف عبر الزمن، فإنه يفقد المعلومات.

تعني تحديثات برامج مثل Microsoft Word أن الملفات التي تم فتحها بشكل جيد في الثمانينيات لن يتم فتحها في عشرينيات القرن الحالي. جزء من المشكلة: مايكروسوفت، ومايكروسوفت فقط، هي التي تتحكم في تنسيق الملف، أو حتى تعرف كيف يعمل. ولهذا السبب، يقول ستوتشيل إنه يشجع الأشخاص على تصدير الملفات بتنسيق ملف مفتوح، خاصة الملفات التي يريدون الاحتفاظ بإمكانية الوصول إليها على المدى الطويل.

بالنسبة للمستندات، يوصي بـ PDF/A، وهو معيار مفتوح مبني على تنسيق Adobe PDF الذي يتضمن كل ما يحتاجه الملف ليتم فتحه، بما في ذلك الخطوط المستخدمة في المستند. يدعم كل من Microsoft Office وLibreOffice وAdobe Acrobat التصدير إلى PDF/A، مما يعني أنه من السهل نسبيًا إنشاء مثل هذا الملف. توصي Stuchell بأرشفة أي مستند تريد الاحتفاظ به بهذا التنسيق.